Установка кассового аппарата включает в себя комплекс мероприятий, направленных на подготовку онлайн-кассы к полноценной работе в рамках закона. Необходимо выбрать подходящую модель ККТ и фискального накопителя, пройти регистрацию в ФНС, установить технику на рабочем месте и настроить ее для дальнейшей работы. Также потребуется подключиться к ОФД, на которого возложена ответственность по передаче данных о проведенных операциях в налоговую службу. Для работы с электронными документами понадобится цифровая подпись.
Шаг 1 - Выбор и покупка кассы
Выбор модели кассового аппарата зависит от специфики деятельности и финансовых возможностей предпринимателя. В учет принимают оборот предприятия, количество клиентов в сутки и другие факторы.
Критерии выбора онлайн-кассы следующие:
- пропускная способность ― примерное количество чеков, формируемых кассой в минуту;
- мобильность ― возможность работы в автономном режиме, что достигается за счет встроенного аккумулятора;
- модули для соединения с интернетом ― доступны следующие варианты подключения: Ethternet, Wi-Fi, 3G;
- объем памяти ― выбор значения параметра зависит от количества единиц в товарной базе;
- программное обеспечение — может быть платным и бесплатным в зависимости от бренда кассового аппарата;
- поддержка ЕГАИС и системы «Честный ЗНАК» ― актуально для предприятий, принимающих участие в обороте алкоголя и маркированных товаров.
Для работы малого и микробизнеса порой достаточно автономной кнопочной кассы. Но и они уходят в прошлое. Чаще используются смарт-терминалы, представляющие собой полноценный мини-компьютер для проведения кассовых операций. Если ноутбук и компьютер уже имеется, можно подключить к нему фискальный регистратор. Для крупных предприятий подойдет ПОС-система, которая состоит из нескольких соединенных между собой устройств.
Для установки кассового аппарата ИП или юридическое лицо выбирает модель, включенную в реестр ККТ. То же самое касается реестра фискальных накопителей.Шаг 2 - Подключение к ОФД
После приобретения ККТ необходимо подключить к оператору фискальных данных.
Список операторов фискальных данных представлен на официальном сайте налоговой службы. Можно выбирать любого из них.
Около каждого ОФД указаны контактные данные для связи с оператором.
Для подключения к ОФД потребуется заключить договор и внести оплату на указанный счет.Шаг 3 - Регистрация кассы в ФНС
Регистрация кассового аппарата в налоговой осуществляется при личном посещении ближайшего отделения ФНС или удаленно. Второй способ предусматривает регистрацию в личном кабинете на сайте nalog.ru
Потребуется заполнить бланк заявки на бумажном носителе или в электронном виде .
В заявке указываются следующие данные:
- наименование организации или ФИО ИП;
- ИНН;
- адрес и место установки кассового аппарата;
- модель ККТ и ее заводской номер;
- модель фискального накопителя и его заводской номер;
- назначение кассового аппарата (заявитель отвечает на поставленные вопросы).
После обработки заявления налоговая служба выдает регистрационный номер. Его, а также другие данные (сведения об ОФД, пользователе и другие) записываются в фискальный накопитель. Это процедура фискализации, которая следует сразу после получения регистрационного номера от ФНС. По ее завершении из кассового аппарата выйдет чек. Данные его фискального признака передаются в налоговую службу.
На основании полученных сведений ФНС формирует карточку регистрации. Она содержит следующие данные:Карточка регистрации выдается в электронном виде. Она заверена электронной подписью контролирующего органа. По желанию можно запросить выдачу карточки регистрации на бумажном носителе.
- наименование организации или Ф.И.О. ИП;
- ИНН владельца техники;
- наименование модели ККТ и ее заводской номер;
- адрес и место установки устройства;
- сведения об условиях использования кассового аппарата;
- информация об ОФД.
Шаг 4 - Получение электронной подписи (ЭЦП)
Если раньше многие операции осуществлялись на бумажных носителях, то современная автоматизация бизнеса требует ведения электронного документооборота. В связи с этим, один из этапов установки кассового аппарата для ИП в 2021 году ― получение ЭЦП. Без нее невозможно работать с электронными документами, а участники оборота маркированных товаров и алкоголя не смогут даже подключиться к информационным системам контроля над движением соответствующей продукции.
Для получения электронной подписи придется обратиться в один из удостоверяющих центров, аккредитованных Минкомсвязи РФ. Заявитель предоставляет необходимый пакет документов, а после их обработки получает ключи и сертификат электронной подписи. Она действительна в течение года, по истечении которого придется снова обращаться в удостоверяющий центр для продления срока действия цифровой подписи.Шаг 5 - Настройка кассового аппарата
Выбор кассовой программы зависит не только от вида аппарата, но и от специфики деятельности. При работе на автономной кнопочной кассе устанавливать товароучетную программу не придется. Но и возможности такой техники сильно ограничены, по сравнению с другими видами ККТ.
Качественное программное обеспечение позволяет проводить кассовые операции, вести товарный учет, формировать аналитику в автоматическом режиме и прочее. Установка облачных сервисов дает возможность зарегистрироваться в личном кабинете и удаленно контролировать бизнес.
При выборе программного обеспечения важно учитывать ряд нюансов:Современный рынок предлагает широкий ассортимент программного обеспечения, которое различается по цене. Соответственно, это влияет на конечную стоимость установки кассового аппарата.
- масштабы деятельности;
- уровень товарооборота;
- вид используемой техники;
- возможность взаимодействия с другими системами (ЕГАИС, «Честный ЗНАК», «Меркурий»);
- необходимость дополнительных функций.
Важно! Прошивка в онлайн-кассе должна быть обновлена до последней версии, чтобы поддерживать печать чеков в новом формате. Законодательство требует обязательно указывать номенклатуру товара, работ или услуг в фискальных документах с 2021 года, и это необходимо учитывать при установке кассового аппарата.