Жизнь первичного документа, или почему бухгалтерия так настойчиво требует первичку

Первичные документы — это, ни много ни мало, основа для учёта. Без них не будет ни бухгалтерской, ни налоговой отчетности. Когда налоговики или аудиторы придут с проверкой, они прежде всего убедятся, есть ли первичный документ на каждую операцию. Тут действует правило: «нет документа – нет хозяйственной операции», а значит можно придраться к отчетности и доначислить налог.

Работа с первичкой - одна из главных задач бухгалтерии, ведь правильно оформленные документы это основа для
🔹 обоснованности расходов
🔹 совершения вычетов
🔹 корректного формирования налоговой базы

Этапы сделки и первичные документы

Первый этап: переговоры подписание договора и счет на оплату

На первом контрагенты проводят переговоры и приходят к соглашению о сотрудничестве. Результатом является подписание хозяйственного договора, в котором фиксируются достигнутые сторонами договоренности, и выставление счёта на оплату. Ряд сделок не требует заключения договора в письменной форме. Так, к примеру, розничный договор купли-продажи является заключенным с момента вручения потребителю чека.

Второй этап: платежи по договору

Документами бухгалтерского учета, в зависимости от вида оплаты, будут:

• кассовые, товарные чеки, приходные ордера и т.д. — при наличных расчётах;
• выписки из расчётного счёта, платежки, заверенные обслуживающим банком — при оплате по безналу (эквайринг, расчёты посредством платёжных систем, электронные платежи и т.д.).

Третий этап: получение продукции/услуг

Завершающий этап сделки – поставка продукции /услуг. Документальное подтверждение данных фактов является обязательным. В противном случае налоговая не признает такую операцию состоявшейся, и налоговая база может быть изменена не в пользу предприятия. На этом этапе будут оформляться:

• товарный чек — выписывается при реализации товара в рознице;
• товарная, или товарно-транспортная накладная — подтверждает факт реализации товара по договору поставки и является основанием для его последующего оприходования контрагентом-покупателем, готовится в 2-х экземплярах, по одному для каждой из сторон. Подписывается уполномоченными лицами сторон, отвечающими за поставку и приём товара;
• акт выполненных работ — двусторонний первичный бухгалтерский документ. В нем представители сторон свидетельствуют соответствие исполненного объема работ (оказанных услуг) договорным условиям и сам факт совершения сделки.

В зависимости от договорённостей, второй и третий этап могут меняться местами, например в случае осуществления поставки товара на условиях отсрочки платежа.

⚠Важно помнить, что первичные документы, используемые в бухгалтерском учёте —это также часть системы налогового и управленческого учета.  К примеру, ч

Передача документов в бухгалтерию

Бухгалтерские операции проводятся исключительно на основании первичных документов, переданных в бухгалтерию ответственными лицами. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

⚠ Бухгалтер не несет ответственность за соответствие первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни. Это обязанность ответственного лица. 

Передача документов в бухгалтерию зависит от формата документа:
🔹 бумажный вариант (принести в бухгалтерию скан или оригинал документа)
🔹 ЭДО (электронный документ, подписанный ЭЦП)

Сроки хранения

Общая информация о сроках хранения первичных документов содержится в ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 No 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет.

Санкции

Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учёта. За это налоговики могут оштрафовать:

на 10 000 рублей за нарушение в одном налоговом периоде;
на 30 000 рублей за нарушение в нескольких налоговых периодах;
на 20% от неуплаченного налога или взносов, но не менее, чем на 40 000 рублей, если нарушение привело к занижению налоговой базы.
За непредставление первичных документов для налогового контроля штрафуют на 200 рублей за каждый документ.

Плюс есть административная ответственность, которая может достигать 50 000 рублей в зависимости от вида и последствий нарушения.