Как перейти на ЭДО: пошаговая инструкция

Каждый год все больше и больше компаний переходят на электронный документооборот. Что у многих вызывает закономерный вопрос: а зачем? Ведь никакого закона о переходе не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, никто не придет с проверкой, так зачем это нужно делать? Наверное потому что так удобнее или выгоднее, но так ли это? Чтобы не быть голословными давайте сравним электронный документооборот с бумажным.

---

По деньгам

Бумажные документы

• Сформировать документ на лист формата А4 — порядка 1,5 руб., пакет документов на 6 листов формата А4, — 9 руб.
• Отправить Почтой — 40–60 руб., курьером — обычно дороже более чем в 10 раз, зависит от места назначения.
• Затраты на аренду помещения под архив зависят от площади и региона.

Электронные документы

• Создать электронный документ любого объема — 0 руб., пакет документов любого объема — 0 руб.
• Отправить — от 5 до 9 руб. в зависимости от оператора ЭДО, не зависит от места назначения.
• Не требует затрат на аренду помещения под архив. В облаке оператора ЭДО документы хранятся бесплатно и бессрочно.

По времени

Бумажные документы

• Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии.
• Почтой идут от нескольких дней до 2 недель; курьером — от 1 до 4 суток.
• Нужно вернуть поставщику подписанные экземпляры. Почтой — от нескольких дней до месяца; курьером — от 1 до 4 суток.

Электронные документы

• Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.
• Адресат получает документы за несколько секунд после отправки, независимо от того, насколько географически удален от поставщика.
• Получатель подписывает документ, и он становится доступен обеим сторонам. Обратной отправки не требуется.

---

Итак, предположим вы приняли решение отказаться от бумаги в пользу технологий XXI века. Что нужно для перехода на электронный документооборот?

Шаг первый

Факт того, что компания работает с документами, составленными в электронном виде и подписанными электронной подписью, необходимо отразить в ее учетной политике.

Шаг второй

Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки.

Шаг третий

На основе выстроенной схемы электронного документооборота (ЭДО), которую вы хотели бы получить в результате, определите подходящее для вас техническое решение: веб-версия или интеграция.

Веб-версия — самый простой, доступный всем способ перехода на ЭДО, который не затрагивает информационных систем компании. Вы оплачиваете только отправленные документы.
Подходит организациям с небольшим трафиком — порядка 100 исходящих документов ежемесячно — и небольшим числом контрагентов.

Интеграция с учетной системой компании позволяет ее сотрудникам работать с электронными документами в режиме единого окна, причем в привычном интерфейсе программы, с которой они обычно имели дело. Дает возможность автоматизировать большинство действий.
Возможно интеграции зависят от оператора ЭДО и потребностей компании:

• Через модуль для 1С — коробочное интеграционное решение для самой распространенной в России учетной системы.

Универсальное — подойдет бизнесу любого масштаба.

• С помощью коннектора — подойдет тем, кто не хочет вмешиваться в конфигурацию своей учетной системы, но нуждается в автоматизации ряда действий с электронными документами.
• Через готовое интеграционное решение для вашей учетной системы.
• С помощью средств API — индивидуальное интеграционное решение для конкретной компании.

Подойдут компаниям с высоким трафиком и большим числом контрагентов.

Шаг четвертый

Когда вы примерно поняли, какой именно документооборот хотите получить и как его организовать, пришло время выбрать оператора. Посмотрите, какие решения и по какой цене они предлагают, и определите того, кто вам подходит.

Шаг пятый

Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы.

Чтобы перейти на электронный документооборот с контрагентами, можно воспользоваться разными каналами донесения до них этой информации: ваш сайт, сайт оператора ЭДО, уведомления по e-mail, обзвон, посадочные страницы.

Читайте также как выбрать оператора ЭДО