Санкт-Петербург

+7 (812) 425 64 14

Екатеринбург

+7 (343) 302 28 46

СТАТЬЯ В ЖУРНАЛЕ «БУХГАЛТЕРСКИЕ ВЕСТИ» №7 ОТ 18.02.14 г. (Аренда автомобиля у сотрудника организации)

Автор: Анастасия Рябухина, генеральный директор ООО "БК-Консалтинг"

Аренда автомобиля у сотрудника организации

Чтобы избежать налоговых рисков, следует внимательно отнестись к заключению гражданско-правового договора при аренде автомобиля у сотрудника.

Арендовать автомобиль у сотрудника организация может с экипажем и без экипажа.

Договор аренды автомобиля без экипажа имеет следующие особенности:

  • Автомобиль предоставляется в аренду за плату во временное пользование, дополнительные услуги, связанные с управлением и обслуживанием автомобиля не предоставляются (ст. 642 Гражданского кодекса РФ).
  • Договор заключается в письменной форме, государственная регистрация не требуется.
  • Арендатор в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ).
  • Услуги экипажа оплачиваются арендатором.
  • Арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.
  • Арендатор имеет право без согласия арендодателя сдавать автомобиль в субаренду.
  • За вред, причиненный транспортному средству, несет ответственность  арендатор, если повреждение транспортного средства произошло по его вине или по вине лиц, за действия которых он несет ответственность, например, его сотрудников.
  • За вред, причинный транспортным средством, несет ответственность арендатор.

Договор аренды автомобиля с экипажем имеет следующие особенности:

  • Автомобиль предоставляется в аренду за плату во временное пользование, арендодатель оказывает услуги, связанные с управлением автомобилем и его технической эксплуатацией.
  • Договор заключается в письменной форме, государственная регистрация не требуется.
  • Текущий и капитальный ремонт автомобиля осуществляется арендодателем.
  • Услуги экипажа оплачиваются арендодателем, т.к. он является для членов экипажа работодателем. Если какие-либо выплату экипажу осуществляет арендатор, то он принимает на себя обязанности налогового агента в части перечисления в бюджет НДФЛ.
  • Арендодатель несет расходы на страхование транспортного средства, включая страхование своей ответственности.
  • Расходы, связанные с эксплуатаций транспортного средства (топливо, расходные материалы, транспортные сборы) несет арендатор.
  • Арендатор имеет право без согласия арендодателя сдавать автомобиль в субаренду.
  • За вред, причиненный транспортному средству, несет ответственность арендатор, если арендодатель докажет, что повреждение транспортного средства произошло по обстоятельствам, за которые арендатор отвечает по договору аренду или в соответствии с действующим законодательством.
  • За вред, причинный транспортным средством, несет ответственность арендодатель.

Договор аренды автомобиля без экипажа с сотрудником организации заключается на общих основаниях. Но договор автомобиля с экипажем, заключаемый с сотрудником организации, содержит ряд спорных моментов, на которых следует обратить внимание, чтобы избежать вопросов со стороны налоговых органов.

Договор аренды автомобиля с экипажем, заключенный с сотрудником организации

На основании ГК РФ при заключении договора аренды транспортного средства с экипажем арендодатель обязан предоставить сотрудников, которые будут управлять данным транспортным средством и обеспечивать его техническую эксплуатацию. Следовательно, сотрудник, не являясь предпринимателем и не имея своих сотрудников, не может выступать в роли арендодателя при заключении подобного договора.

В случае, если есть необходимость заключить договор аренды автомобиля с сотрудником, на которого необходимо возложить обязанности по управлению и технической эксплуатацией данного автомобиля, необходимо заключить два договора:

  • Договор аренды автомобиля без экипажа;
  • Договор на оказание услуг по управлению и технической эксплуатации.

Важно! В должностных обязанностях сотрудника не должны упоминаться управление автомобилем и его обслуживание.

При заключении договора аренды сотрудник обязан представить следующие документы:

  • Свидетельство о регистрации;
  • Техпаспорт;
  • Талон техосмотра;
  • Страховой полис.

В договоре необходимо подробно описать транспортное средство, которое организация арендует у сотрудника. А именно: марка автомобиля, год выпуска, цвет, номер кузова и двигателя, государственный регистрационный номер.

Важно! При аренде личного автомобиля необходимо ознакомиться с полисом ОСАГО.

Если автомобиль уже застрахован, то важно понимать, кто включен в перечень лиц, допускаемых к управлению автомобилем. Если в полисе указан неограниченный круг лиц, то организации ничего дополнительно предпринимать не нужно. Если  перечень лиц органичен конкретными людьми, то сотрудник-арендодатель обязан внести изменения в страховку. Расходы на внесение этих изменений несет либо арендатор, либо арендодатель, в зависимости от условий договора. В случае, если сотрудник-арендодатель не передает полис ОСАГО арендатору, организация обязана сама его получить, т.к. владельцами транспортных средств, на которые возлагается обязанность страховать автомобиль, являются не только собственники, но и арендаторы.

Бухгалтерский учет арендованного у сотрудника автомобиля

На основании заключенного договора транспортного средства без экипажа составляется акт приема-передачи транспортного средства , в котором указываются следующие параметры:  стоимость передаваемого автомобиля, пробег, техническое состояние. Для оформления передаточного акта можно использовать унифицированные формы ОС-1 или ОС-1б.

На основании передаточного акты необходимо сделать проводку:

Дебет 001 «Арендованные основные средства»- отражена стоимость автомобиля, принятого на забалансовый учет.

Суммы арендной платы ежемесячно относят на счета учета затрат в разрезе тех видов деятельности, для которых арендован автомобиль.

Для этого в бухгалтерском учете делается проводка:

Дт20 (23, 25, 26, 29, 44...) - Кт76.

Амортизацию на автомобиль, взятый в аренду и числящийся на забалансовом счете, начислять не нужно.

НДФЛ и страховые взносы

Суммы выплачиваемой арендной платы признаются налогооблагаемым доходом сотрудника. Организация, которая арендует транспортное средство у сотрудника, выступает в роли налогового агента и обязана удержать и перечислить в бюджет сумму налог на доходы физических лиц. Ставка определяется по общим основаниям и зависит от того, является сотрудник резидентом или нерезидентом. Соответственно, если сотрудник является резидентов, ставка составит 13 процентов, если нерезидентом, то ставка составит 30 процентов. Удержание НДФЛ производится одновременно с выплатой арендной платы сотруднику.

В случае заключения договора аренды автомобиля без экипажа взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний не начисляются.

В случае заключения «смешанного» договора (аренда автомобиля с экипажем), где присутствуют и арендная плата, и плата за оказание услуг, начисление в части арендной платы не производится. Начисление в части оплаты услуг производится на общих основаниях для выплат в рамках трудовых договоров.

Транспортный налог

Транспортный налог оплачивает тот, на кого зарегистрирован автомобиль. В случае аренды автомобиля таким лицом является арендодатель, следовательно, обязанность по уплате налога возлагается на него.

Единственная возможность организации возместить транспортный налог сотруднику - это включить его стоимостное выражение в размер арендной платы. Таким образом, фактически налог будет оплачен сотрудником, но никаких дополнительных расходов на его оплату он не понесет.

Единый налог при УСН

Организации, применяющие УСН (объект налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов»), имеют право включить в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую базу:

  • Сумму арендной платы (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 Налогового кодекса РФ).
  • Расходы на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Данные затраты должны быть документально подтверждены и фактически оплачены, только в этом случае возможно принять их для уменьшения налогооблагаемой базы.

Организации, применяющие УСН (объект налогообложения «доходы»), не могут уменьшить налогооблагаемую базу на суммы арендной платы и расходов на содержание автомобиля, так как такие организации не учитывают расходы при расчете единого налога при упрощенной системе налогообложения.

Статья опубликована в журнале "Бухгалтерские вести" от  18.02.2014г.