Санкт-Петербург

+7 (812) 425 64 14

Екатеринбург

+7 (343) 302 28 46

Статья в журнале «Бухгалтерские вести» №14 от 16.04.13 (Трудовая книжка сотрудника)

Автор: Анастасия Рябухина, генеральный директор ООО «БК-Консалтинг»

Трудовая книжка сотрудника

Организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего более 5 дней в случае, когда данная работа является основной для работника.

Трудовая книжка является основным документом, содержащим информацию о трудовой деятельности и стаже работника (ст. 66 Трудового кодекса РФ).

Трудовая книжка содержит следующую информацию:

  • Сведения о работнике;
  • Выполняемая работа  (занимаемая должность) по основному месту работы;
  • Переводы на другую основную постоянную работу;
  • Сведения о награждения за трудовые успехи;
  • Увольнение сотрудника (основания прекращения трудового договора).

Сведения о дисциплинарных взысканиях в трудовую книжку не вносятся. Исключение является случай, когда мерой взыскания является увольнение.

Сведения о работе по совместительству  вносятся в трудовую книжку, которая хранится по месту основной работы, только по желанию работника на основании соответствующих документов, подтверждающих работу по совместительству.

Форма действующей трудовой книжки и вкладыша в нее утверждены Приказом Минфина от 22.12.03 №117н « О трудовых книжках».

Порядок ведения и хранения трудовых книжек регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 №225 «О трудовых книжках».

Запись в трудовую книжку имеет право производить работодатель: организация или индивидуальный предприниматель. Физическое лицо, не являющееся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

Трудовые книжки ведутся на государственном языке РФ. На территории республик, которые входят в состав РФ, записи могут вестись как на русском языке, так и на государственном языке этой республики.

Порядок ведение трудовой книжки

В случае, если работник принимается на работу впервые, трудовая книжка должна быть оформлена работодателем в присутствии работника не позднее 7 дней со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

  • фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
  • образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Важно! При заполнении трудовой книжки не допускаются сокращения.

Все записи в трудовой книжке о выполняемой работе, а именно: о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, повышение квалификации, награждении вносятся в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) по организации не позднее 7 дней  с даты издания соответствующего приказа. Запись об увольнении производится непосредственно в день увольнения. Каждой записи в трудовой книжке присваивается порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

С каждой записью в трудовой книжке работодатель обязан ознакомить работника под роспись в личной карточке, в которой дублируются все записи трудовой книжки.

В трудовую книжку также вносятся следующие данные:

  • о времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
  • о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Записи о наградах, подлежащие внесению в трудовую книжку:

  • о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;
  • о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;
  • о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, выплачиваемых по результатам трудовой деятельности на регулярной основе, в трудовую книжку не вносятся.

При увольнении сотрудника необходимо указать причину прекращения трудового договора в точном соответствии с формулировками ТК РФ.

Оформление исправлений и изменений записей в трудовой книжке

Все изменения записей в трудовых книжках производятся только на основании документов, предоставленных работником.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, иных документов, подтверждающих изменение фамилии, имени, отчества.

В случае выявления неправильной записи в трудовой книжке для внесения исправлений необходимо обратиться в организацию, где эта запись была сделана, либо запись может быть исправлена работодателем по новому месту работы, на основании официального документа организации, допустившей ошибку.

В случае реорганизации организации, которая произвела неправильную запись, исправление производится ее правопреемником.

В случае ликвидации такой организации, исправление вносит работодатель по новому месту работы.

Важно! В разделах трудовой книжки: «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» зачеркивание записей не допускается. Изменение производится путем признания их недействительными и внесения верных записей.

При утере трудовой книжки работник должен обратиться к работодателю по последнему месту работы, который в течение 15 дней с момента обращения обязан выдать дубликат трудовой книжки.

Выдача трудовой книжки

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, в том числе и запись об увольнении, должны быть заверены подписью работодателя, печатью работодателя и подписью самого работника.

Трудовая книжка должны быть выдана сотруднику в последний день его работы  и содержать запись об увольнении.

В случае если в день увольнения работника невозможно выдать трудовую книжку в связи с его отсутствием или отказом ее получить, работодатель обязан  направить уведомление о необходимости лично получить трудовую книжку, либо дать письменное согласие на ее пересылку почте. Без письменного согласия работника пересылка по почте не допускается. Работодатель перестает нести ответственность за выдачу трудовой книжки уволенному сотруднику со дня направления такого уведомления.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш вшивается в трудовую книжку в том случае, если заполнены все страницы. Без трудовой книжке вкладыш не действителен. Он заполняется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка.

В трудовой книжке необходимо поставить штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша.

Учет и хранение трудовых книжек

Для учета трудовых книжек работодатель обязан вести следующие регистры:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с движением бланков трудовой книжки и вкладыша в нее в организации.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в нихрегистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

 Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них несет работодатель, который назначает специально уполномоченное лицо приказом (распоряжением) по организации.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В статье использованы документы:

  • Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.01 №197-ФЗ. В ред. от 29.12.12.
Статья опубликована в журнале "Бухгалтерские вести" от 16.04.2013г.